Política de privacidad y tratamiento de datos

Esta política explica cómo se tratan los datos personales en RELATORIA, un servicio de documentación asistida por inteligencia artificial que graba o recibe audios y documentos y genera transcripciones, resúmenes, puntos clave y tareas.

1. Responsable del tratamiento

2. Datos que tratamos

• Datos de cuenta y perfil: nombre, correo electrónico y preferencias.
• Audios grabados en la app y archivos que cargas.
• Transcripciones, resúmenes, notas, tareas, preguntas y respuestas sobre tus notas.
• Registros de consentimiento y de aceptación de estos documentos.
• Datos técnicos y de uso: registros de actividad, errores, consumo de minutos y costos operativos.
• Facturación: plan, estado de pagos y referencias de transacción. RELATORIA no almacena los datos completos de tu tarjeta o cuenta bancaria; estos los gestiona el procesador de pagos.
• Comunicaciones de soporte y alertas técnicas asociadas a tu cuenta.

3. Finalidades

• Crear y operar tu cuenta.
• Procesar audios y documentos para producir transcripción, resumen, puntos clave y tareas.
• Responder preguntas sobre tus notas y permitir su exportación.
• Gestionar planes, pagos y suscripciones.
• Proteger la seguridad del servicio y prevenir fraude o abuso.
• Brindar soporte.
• Medir el funcionamiento y los costos del servicio.
• Cumplir obligaciones legales y atender el ejercicio de tus derechos.

4. Proveedores (encargados)

Para prestar el servicio usamos proveedores tecnológicos que tratan datos por nuestra cuenta:

• Servicios de nube, alojamiento y base de datos.
• Proveedores de inteligencia artificial y de transcripción de audio.
• Wompi, para el procesamiento de pagos.
• Servicios de monitoreo y registro de errores.

Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia, por lo que tus datos podrían transmitirse o transferirse internacionalmente para prestar el servicio.

5. Grabaciones de terceros

Si grabas a otras personas, eres responsable de contar con su autorización o con otra base válida y de informarles cuando corresponda. Antes de cada grabación la app te pide confirmar este punto de forma específica.

6. Menores de edad

El piloto de RELATORIA está dirigido a personas adultas. El servicio no está diseñado para menores de 14 años sin la intervención y autorización de su representante legal.

7. Tus derechos

Como titular de los datos, conforme a la ley colombiana, puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable, cuando proceda.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando proceda.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales en los términos de la ley.

8. Consultas y reclamos

Área responsable: Fundación MindsInsights. Escribe a minsinsights@hotmail.com indicando tu nombre, el correo de tu cuenta y tu solicitud. Las consultas y reclamos se atienden en los plazos previstos por la ley. Los demás canales de atención (domicilio, dirección y teléfono) están pendientes de completar antes de publicación.

9. Conservación y eliminación

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa y durante el tiempo necesario para cada finalidad. Puedes eliminar tu cuenta desde Perfil y configuración: al hacerlo se eliminan automáticamente tus datos operativos principales (perfil, conversaciones, audios, transcripciones, resúmenes, tareas y exportaciones). Pueden conservarse registros desidentificados o anónimos, y registros que debamos mantener por obligaciones legales, contables, de seguridad, prevención de fraude o defensa ante reclamaciones. Las copias de respaldo pueden conservar información hasta completar su ciclo normal de rotación.

10. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada arriba. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras se presten los servicios y durante los plazos de conservación descritos. Si hacemos cambios sustanciales te lo informaremos y, cuando corresponda, te pediremos aceptarlos de nuevo.